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dem Verantwortlichen
(Ihre Angaben) (Ihre Anschrift) (Ihre E-Mail)
– nachfolgend „Verantwortlicher" (Auftraggeber) –
dem Auftragsverarbeiter
Clockwork Media (Einzelunternehmen, Inhaber Sven Fäßler-Haack) Bromen 6, 79588 Efringen-Kirchen, Deutschland USt-IdNr.: DE815643162 E-Mail: hallo@clockwork-media.de – Betreiber des Dienstes „Neoctopus" –
– nachfolgend „Auftragsverarbeiter" (Auftragnehmer) –
wird der folgende Vertrag zur Auftragsverarbeitung (nachfolgend „Vertrag") geschlossen. Er konkretisiert die Pflichten aus dem zwischen den Parteien bestehenden Nutzungs-/ Hauptvertrag über die Nutzung von Neoctopus (nachfolgend „Hauptvertrag").
(1) Der Auftragsverarbeiter verarbeitet personenbezogene Daten im Auftrag des Verantwortlichen im Rahmen der Bereitstellung des Software-Dienstes „Neoctopus" (Foto-CRM: Anfragen, Angebote, Verträge, Rechnungen, Termin-/Kundenverwaltung sowie Online-Galerien).
(2) Art und Zweck der Verarbeitung: Speicherung, Organisation, Anzeige, Bearbeitung, Übermittlung (z. B. E-Mail-Benachrichtigungen) und Löschung der vom Verantwortlichen bzw. dessen Kund:innen eingegebenen Daten zum Zweck der Auftragsabwicklung des Verantwortlichen (Fotografie-Dienstleistungen).
(3) Dauer: Die Verarbeitung erfolgt für die Laufzeit des Hauptvertrags. Regelungen zur Löschung/Rückgabe nach Beendigung siehe § 7.
(1) Kategorien betroffener Personen: Kund:innen und Interessent:innen des Verantwortlichen (z. B. Brautpaare, Gäste, Ansprechpartner:innen), ggf. weitere im Auftrag benannte Personen (z. B. Trauzeug:innen).
(2) Kategorien personenbezogener Daten:
(3) Besondere Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO) sind nicht Gegenstand der Verarbeitung. Sollten in Fotos oder Freitextfeldern gleichwohl solche Daten enthalten sein, liegt deren Rechtmäßigkeit in der Verantwortung des Verantwortlichen.
(1) Der Auftragsverarbeiter verarbeitet die Daten ausschließlich auf dokumentierte Weisung des Verantwortlichen, es sei denn, er ist gesetzlich zur Verarbeitung verpflichtet (Art. 28 Abs. 3 lit. a DSGVO).
(2) Weisungen erfolgen grundsätzlich im Rahmen der über den Dienst bereitgestellten Funktionen (Konfiguration in der Anwendung) sowie ergänzend in Textform an hallo@clockwork-media.de. Mündliche Weisungen sind unverzüglich in Textform zu bestätigen.
(3) Hält der Auftragsverarbeiter eine Weisung für datenschutzrechtlich unzulässig, informiert er den Verantwortlichen unverzüglich (Art. 28 Abs. 3 Satz 3 DSGVO).
(1) Vertraulichkeit: Der Auftragsverarbeiter setzt zur Verarbeitung nur Personen ein, die zur Vertraulichkeit verpflichtet oder einer angemessenen gesetzlichen Verschwiegenheits pflicht unterliegen (Art. 28 Abs. 3 lit. b, Art. 29, Art. 32 Abs. 4 DSGVO).
(2) Technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs): Der Auftragsverarbeiter trifft die in Anlage 1 beschriebenen Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO und hält diese während der Vertragslaufzeit auf dem Stand der Technik.
(3) Unterstützung: Der Auftragsverarbeiter unterstützt den Verantwortlichen im Rahmen seiner Möglichkeiten bei der Beantwortung von Anträgen betroffener Personen (Art. 12–23 DSGVO) sowie bei der Einhaltung der Pflichten aus Art. 32–36 DSGVO (Sicherheit, Datenschutz-Folgenabschätzung, Meldepflichten).
(4) Meldung von Verletzungen: Der Auftragsverarbeiter meldet dem Verantwortlichen Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten unverzüglich nach Bekanntwerden (Art. 33 Abs. 2 DSGVO) mit den verfügbaren Informationen.
(5) Datenschutzbeauftragter/Kontakt: Datenschutzkontakt des Auftragsverarbeiters ist der Inhaber, erreichbar unter hallo@clockwork-media.de. Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht bestellt, soweit gesetzlich nicht erforderlich (§ 38 BDSG).
(6) Ort der Verarbeitung: Die Verarbeitung findet ausschließlich innerhalb der EU/des EWR statt. Eine Verarbeitung in einem Drittland erfolgt nur nach Maßgabe von § 6 und Kapitel V DSGVO.
(7) Nachweise/Kontrollen: Der Auftragsverarbeiter stellt dem Verantwortlichen die zum Nachweis der Einhaltung der Pflichten erforderlichen Informationen bereit und ermöglicht Überprüfungen (einschließlich Inspektionen) durch den Verantwortlichen oder eine von diesem beauftragte Prüferin/einen Prüfer (Art. 28 Abs. 3 lit. h DSGVO). Prüfungen sind mit angemessener Vorankündigung, zu üblichen Geschäftszeiten und ohne Störung des Geschäftsbetriebs durchzuführen; Nachweise können auch über aktuelle Zertifikate/Testate oder einen Bericht erbracht werden.
(1) Der Verantwortliche ist für die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung und die Wahrung der Rechte betroffener Personen verantwortlich (Art. 4 Nr. 7, Art. 24 DSGVO), insbesondere für eine Rechtsgrundlage der Datenerhebung, die Erfüllung der Informationspflichten (Datenschutzerklärung) und ggf. erforderliche Einwilligungen.
(2) Der Verantwortliche benennt eine für Weisungen und Rückfragen zuständige Kontaktstelle.
(1) Der Verantwortliche erteilt dem Auftragsverarbeiter die allgemeine Genehmigung zur Beauftragung weiterer Auftragsverarbeiter. Die zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses eingesetzten Unterauftragsverarbeiter sind in Anlage 2 aufgeführt.
(2) Der Auftragsverarbeiter informiert den Verantwortlichen über beabsichtigte Änderungen (Hinzuziehung/Ersetzung) rechtzeitig vorab. Der Verantwortliche kann einer Änderung innerhalb von 14 Tagen aus wichtigem datenschutzrechtlichem Grund widersprechen.
(3) Der Auftragsverarbeiter verpflichtet Unterauftragsverarbeiter auf ein dem vorliegenden Vertrag entsprechendes Datenschutzniveau (Art. 28 Abs. 4 DSGVO).
Nach Abschluss der Verarbeitungsleistungen löscht der Auftragsverarbeiter die personenbezogenen Daten oder gibt sie nach Wahl des Verantwortlichen zurück, sofern nicht eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht (Art. 28 Abs. 3 lit. g DSGVO). Der Verantwortliche kann seine Daten während der Vertragslaufzeit über die im Dienst verfügbaren Export-/Löschfunktionen selbst ausleiten bzw. löschen.
Für die Haftung gelten die Regelungen des Hauptvertrags sowie Art. 82 DSGVO. Im Verhältnis der Parteien haftet jede Partei für die ihr zuzurechnenden Verstöße.
(1) Dieser Vertrag gilt für die Laufzeit des Hauptvertrags und endet mit diesem.
(2) Bei Widersprüchen zwischen diesem Vertrag und dem Hauptvertrag gehen hinsichtlich des Datenschutzes die Regelungen dieses Vertrags vor.
(3) Änderungen bedürfen der Textform. Sollte eine Bestimmung unwirksam sein, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt.
(4) Es gilt deutsches Recht. Gerichtsstand ist – soweit zulässig – der Geschäftssitz des Auftragsverarbeiters (79588 Efringen-Kirchen).
Vertragsschluss: Dieser Vertrag wird durch die digitale Annahme im Neoctopus-Account geschlossen. Die Annahme wird mit Zeitpunkt und Version elektronisch protokolliert; eine handschriftliche Unterschrift ist dafür nicht erforderlich.
Die folgende Aufstellung beschreibt die getroffenen Maßnahmen und ist an den tatsächlichen Stand anzupassen/zu ergänzen.
Vertraulichkeit
[Verschlüsselung ruhender Daten/Backups ergänzen, sofern vorhanden].Integrität
Verfügbarkeit und Belastbarkeit
Verfahren zur regelmäßigen Überprüfung, Bewertung und Evaluierung
Konkrete Rechtsform, Anschrift und Vertragsgrundlage (z. B. Standardvertragsklauseln, falls einschlägig) sind je Anbieter zu ergänzen. Alle Verarbeitungen erfolgen innerhalb der EU/des EWR.
| Unterauftragsverarbeiter | Zweck | Standort |
|---|---|---|
| LCube – Professional Hosting e.K., Hardenbergstr. 15, 31275 Lehrte | Hosting/Serverbetrieb, Datenspeicherung | EU/Deutschland |
| Mollie B.V., Amsterdam, Niederlande | Zahlungsabwicklung (Abo-Zahlungen) | EU/EWR |
| Mailserver (Plesk) bei LCube – Professional Hosting e.K. | Versand transaktionaler E-Mails (z. B. Benachrichtigungen) über mail.neoctopus.com | EU/Deutschland |
Stand der Liste: 11.07.2026.